秘書は経営陣をサポートする仕事で女性に人気
おさえておくべきポイントはコレ！
おさえておくべきポイントはコレ！
秘書という仕事にも働き方は様々です。主に企業の経営者及び幹部のサポートをする「企業秘書」、医療機関の経営者や病院で働く医師をサポートする「医療秘書」、司法書士や弁護士などをサポートする「法律秘書」といった種類があります。
サポートする上司の職業によって具体的な仕事内容は変わってきますが、それぞれの秘書の業務に共通している役割は、経営者や上司となる人が本来の仕事や役職を果たせるようにあらゆる面でサポートすることとなります。
一般的な秘書の仕事としては上司が効率よく仕事に専念できるように、出張時の宿泊施設や旅券・切符など手配をはじめ毎日の予定をを組むスケジュール管理の仕事、上司宛の電話や来客の応対、タイムリーな情報の管理や共有、上司の業務に必要な備品や環境の整備などの業務となります。細かいところまで秘書がサポートすることで、経営者や上司は本来の業務に専念することができるので会社を成長させるために必要不可欠な存在です。
秘書の仕事では一般的な事務で必要とされるスキルが求められます。ですが経営陣のそばでサポートをする仕事ですので、さらにワンランク上のスキルを身につけることができます。
例えば、秘書の役割は上司とその周りで働く社員をはじめあらゆる人の関係を繋げることでもあります。その為にまずは秘書が周りと良好な人間関係を築く必要がありますし、専門分野やそれぞれの関係者に合った内容の話ができるコミュニケーション能力を身に付けることができます。上司の代理という立場にはなりますが、社外の人との交流の場も秘書は多いため人脈形成も出来ます。その他にも上司のことを考えて率先的に気遣いができるホスピタリティ能力や、資料作成や情報収集など上司が理解しやすいように情報をまとめる情報処理能力、さらに組織によっては海外に支社をおく企業もありますので秘書自身にも語学力の上達が求められる場合もあります。
転職サイトにも「未経験歓迎」の求人がたくさんあるので、秘書の経験がなくてもチャレンジすることは可能です。募集されている雇用形態は派遣社員もしくは契約社員が多いようですが、正社員へキャリアアップできる場合もありますし、正社員にこだわるのであれば1度他の職種で入社してから職種転換するのもありでしょう。
また、秘書という仕事には秘書検定などといった資格があります。資格を持っていれば、秘書に必要なスキルやマナーは取得していると判断してもらえることもありますが、資格がなくても秘書への転職は可能です。
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